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无纸化办公会议系统智能显示方案

无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术视频技术、App技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器,选择席位显示或称异步显示时,由与会者自行操作该无纸化会议终端,同时无纸化会议终端如同一台独立使用的标准计算机,每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。

无纸化会议系统的应用解决了传统会议中存在的各类问题:会议过程资料传送复杂,会议文档打印耗时、浪费,设备繁多操作复杂,功能单一,会议效率低下,保密性不强等问题,通过在会议室部署无纸化会议系统,可实现会议前、中、后的一体功能管控与应用,把大量会议文档电子化,把大量会议应用功能界面化,使复杂的会议过程变得非常轻松、高效,同时具有保密性高,功能丰富、操作便捷、节能环保等特点,广泛应用于:各类企事业单位会议室、评审室等会议室。

 无纸化办公会议系统智能显示方案

全新概念的会议系统

维康国际无纸化会议系统全部采用具有自主常识产权的会议管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议使用方对整个会议流程进行高效便捷的控制,对会前准备,会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能,保证会议正常、有序、安全地进行。可支撑签到、多媒体播放、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读等多种常见的会议功能,又集成有手写批注、同步文稿演示等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中,无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验,所有的操作均通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。

一、  会前准备

1.1、一键升降

系统支撑会场所有会议终端、麦克一键开关机、一键升降功能,方便快捷。


1.2、多会议预设,一键启动

一个会议室要开多场会议,有不同的参会人员,包括会议文件,作为会务管理人员,可以提前预置这个会议室所有的会议议题、参会名单、会议资料,在多场次会议间可以一键启动,快速切换。

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1.3、模拟排位

根据会议安排设置参会人员座位,以电子图片的格式显示出实际会场模拟图,可随时增加、删除参会人员信息、对调参会人员位置,瞬间完成。


1.4、铭牌显示

电子桌牌显示系统根据会议议程、议题设置铭牌背景色、单位信息、LOGO、字体大小、字体颜色、字体类型等。


1.5、参会人员权限

根据参会人员在本次会议议题下所代表的职能工作,安排不同权限

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1.6、文件发布及权限

从传统的打印文件转变成电子显示,文件由服务器自动下发到设备终端,支撑视频、图片、Word、PDF等文件类型,支撑文件分发权限设定。对于各项议题文件实行严格的权限管理,与会人员如果不涉及某个议题文件,在会议终端自动屏蔽该议题文件在其终端上显示。


1.7、投票预设

投票系统可随时设置、增添投票内容及投票方式,投票系统还设置了记名、不记名等投票模式,一看即懂、一键确认,服务器实时显示投票结果到大屏幕。


1.8、会议信息,一键发布

不同的会议议题,将会在大屏幕上显示不同的内容,方便参会者了解会议现场

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二、会中管理

2.1、签到系统

会议终端可以触控签到,由后台统一开始与结束,所有与会者同时进入签到画面,签到结果实时显示到大屏幕。

2.2、手写批注、多人共享

传统的会议少不了纸和笔,而信息化时代的会议技术突破是最大化还原参会人员手写会议体验,让每位与会者像在纸质文件上批注、修改一样的手写体验。

行业独创快捷模式,在任何状态下一键启动,随时手写批注。白板共享多人手写、演示,可协同操作,同时输出至大屏幕上同步观看。

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2.3、呼叫服务

全面的会议服务功能可实现预设及自定义多种呼叫内容,一键完成,快速方便。具备茶、水、纸笔、话筒、服务人员等呼叫功能。

2.4、私信讨论

支撑一对一、一对多模式会议终端短信发送方式,会议交流更便捷,支撑对会议控制人员短信互发,提醒会议管理人员,让会议变得轻松可控。

2.5、多屏交互

在会议过程中,参会者的会议文件可同屏显示、自由切换,让与会者更轻松地进入会议状态,让会议信息真正实现互联互通。 

2.6、集中控制

管理员通过服务器控制整个会议进程,进行会议中信号的交互,管理员可通过强制模式或或互动模式来控制各终端接收信号的方式,实现以下模式下的信号切换:

  计算机信号到各终端                   ②远程视频信号到各终端    

  任何终端画面到其他会议终端           ④任何终端到大屏幕

2.7、投票显示

支撑投票功能在大屏幕上实时显示,当后台发起表决后,表决结果实时投影到大屏幕,显示当前投票情况,包括:赞成多少票,反对多少票,弃权多少票,未投多少票,所有数据根据投票结果实时更新显示。

三、会后归档

3.1、文件备份

保存会议资料,批注文件,参会人员等会议历史文件。

3.2、资料保密

会议结束后删除资料文件,防止泄密。

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